Liberté code source : le prisme de l’entrepreneur

Je parlais de cet article Liberté code source - 1 an, quel CA ?, je vais donc expliquer ce que j'entends par là. Il s’agit d’un retour d’expérience, mais aussi les raisons de certains changements réalisés dans le cadre de mon activité.

Ce que j’explique ici me concerne et expose mon mode de fonctionnement et son évolution.

Le prisme initial

Lorsque j’ai commencé mon activité, j’ai créé des templates Google Docs pour réaliser mes devis et factures, ainsi qu’un fichier Google Sheets pour suivre mes devis, acomptes, factures et un autre fichier de suivi des revenus, frais et obligations fiscales (cotisations sociales et impôts).

J’ai utilisé ces méthodes pendant 8 mois, et régulièrement, je passais quelques heures à enregistrer les différents éléments et à calculer de manière provisoire les impôts et les cotisations sociales à payer. Tout cela dans le but d’avoir une situation la plus saine possible et d’éviter les mauvaises surprises.

D’ailleurs, je me dis que, à force de faire autant d’analyse et d’aimer ça, les missions de data analyst pourraient être une piste à explorer !

Mon activité étant récente, j’étais plutôt du genre à rechigner sur les frais. J’avais envie d’un nouveau laptop, mais je ne le prenais pas. Certains outils me faisaient de l’œil, mais leur prix me faisait hésiter : j’avais peur d’exposer mon activité à des frais sans certitude de revenus suffisants et du coup, devoir régler ceux-ci depuis mon salaire.

Sur le fond, la méthode est bonne : ne pas s’exposer à des dépenses qu’on ne saurait pas forcément assumer, c’est la base d’une gestion saine (selon moi). Mais à force de limiter les dépenses, la réalité est que les charges sociales et fiscales augmentent, ce qui génère malgré tout de la frustration.

Le changement de prisme

À force de passer des heures à anticiper et calculer les obligations, j’ai discuté avec un ami qui utilisait un SaaS pour gérer cela à sa place (revenus, dépenses, impôts, frais, etc.). J’ai décidé de prendre son code de parrainage pour tester la solution pendant 45 jours.

J’ai d'abord passé mon temps à encoder dans l'outil tous les éléments de 2023, pour tester l'outil mais aussi avoir un double check de ce que j'avais passé mon temps à faire. Et par magie, les chiffres étaient identiques à ceux que j’avais calculés à la main ! J’étais content.

J’ai décidé d’utiliser cet outil pour la gestion des revenus, frais et charges, mais j’ai tout de même continué à compléter mes templates “au cas où” et à utiliser mes devis et factures sur Google Docs… Devinez quoi ? Ça n’a pas duré !

Comme l'outil est lié à mon compte en banque pro, il me notifie des différentes entrées et sorties. C’est super pratique pour suivre les factures payées et les dépenses réalisées.

Pour les impôts et cotisations sociales, l'outil calcule ce que je devrai payer. Je peux lui demander de faire ces calculs en fonction des entrées et sorties déjà réalisées, d’une estimation manuelle, de l’année précédente ou même d’un montant fixe.

Vu les fonctionnalités pratiques qui me faisaient gagner du temps, j’ai opté pour la version payante. La version gratuite est fonctionnelle mais limitée, et, dans mon cas, avant la fin de ma période d’essai, je suis passé à la version payante. Je ne connais donc pas précisément les limites de la version gratuite, mais à savoir que la version pro est à quelque chose de l'ordre de 300€ / an.

Allons bon, quitte à payer l’application, autant essayer de faire mes devis et factures avec ! Ces derniers sont donc également passés sur ce SaaS. Cela me permet un suivi de leurs échéances, de leur paiement, et en cas de retard de paiement, l’outil m’en informe et me suggère d’envoyer des rappels.

Cet outil a un prix, évidemment, mais en calculant les jours qu’il me fait gagner, j’ai fait le calcul suivant :

(Nombre de jours passés sur ces tâches x TJM) / Prix de l’outil

Le rapport étant supérieur à 1, il est rentable d’utiliser cet outil plutôt que de continuer à “perdre” mon temps sur toutes ces tâches.

Voici donc mon changement de prisme, pour passer dans ce que j'appelle le prisme de l'entrepreneur.

Je connaissais déjà cette réflexion consistant à valoriser le temps passé sur une tâche en fonction de mon taux horaire ou TJM et de voir s’il est plus intéressant de l’externaliser ou de la réaliser moi-même. Mais pour une raison que j’ignore, je n’osais pas l’appliquer à moi-même…

Depuis ce jour, j’ai changé de prisme et suis passé sous le prisme de l’entrepreneur. Lorsque je dois réaliser une tâche qui sort de mon champ de compétences, qui me prend beaucoup d’énergie et de temps, j’analyse la situation pour voir s’il n’est pas plus rentable de l’externaliser et de me concentrer sur mon activité principale. A noter, qu'il ne s'agit pas non plus d'externalisé une tâche qui va nous faire monter en compétences.

Le raisonnement est très simple : si le coût de cette externalisation est inférieur aux revenus que je pourrais générer pendant ce temps, alors je l'externalise ; sinon, je la réalise moi-même.

Bien entendu, cela s’applique aux tâches pour lesquelles j’ai les compétences nécessaires. Sinon, l’externalisation est nécessaire, peu importe le ratio.

Disclaimer : Ici, je parle d’outils pour gagner du temps, pas de sous-traiter mes prestations pour ensuite facturer au client final un travail que je n’aurais pas réalisé moi-même.

Ce changement de prisme peut paraître simpliste, mais en plus du temps gagné, il reste vrai que ces frais réduisent les bénéfices, donc l'impôt. Si c’est pour se simplifier le quotidien et alléger la gestion, c’est tout bénéf !

^dkp