Gestion de ses données numériques

Aujourd'hui, nous utilisons énormément d'outils numériques et stockons des fichiers multiples (documents, e-mails, photos, etc.). Cependant, est-ce que notre méthode et les outils que nous utilisons pour gérer toutes ces données sont efficaces ? Que faut-il faire et comment le faire pour optimiser cette gestion ?

Cas de figure courant

Il est courant de nos jours de stocker une partie de nos données dans le cloud (OneDrive, Google Drive, iCloud, etc.), ce qui permet d'y accéder depuis différents appareils (mobiles, ordinateurs portables, tablettes) et de les récupérer depuis n'importe quel endroit. Cependant, une partie de ces données est souvent stockée localement sur un appareil et n'est pas accessible depuis d'autres périphériques.

Problème courant de cette méthode

Tout d'abord, il est difficile de retrouver rapidement des documents spécifiques. Comment se souvenir où chaque élément est conservé ? Plus la quantité de données augmente, plus la structure devient complexe et la recherche prend du temps. L'absence de centralisation des données peut être un problème fatiguant à la longue.

Risques de cette méthode

Le risque principal de cette gestion "simple" des données est la perte des données. En effet, pour les données stockées localement, les causes fréquentes de perte sont la défaillance matérielle, le vol ou la fin de vie de l'appareil. Pour les données stockées dans le cloud, bien que certaines mesures de sécurité soient prises par le fournisseur de services, il existe des risques tels que le piratage, la fermeture du service ou la résiliation de l'abonnement.

Ainsi, que les données soient stockées dans le cloud ou en local, elles ne sont pas exemptes de défauts ni de risques.

Comment minimiser les risques au maximum ?

La règle du 3-2-1 est une méthode recommandée pour assurer une sauvegarde fiable des données. Selon cette règle, vous devez disposer de trois copies distinctes de vos données, stockées sur au moins deux supports de stockage différents. Idéalement, l'une de ces copies devrait être conservée hors site, c'est-à-dire dans un emplacement différent des deux autres. Cette approche réduit les risques de perte de données en cas de défaillance matérielle, d'erreur humaine, de cyberattaque ou de catastrophe naturelle. En respectant la règle 3-2-1, vous bénéficiez d'une stratégie solide de sauvegarde pour protéger vos données précieuses.

Mise en application simple

Selon moi, la méthode la plus simple pour mettre en place cette règle consiste à utiliser un service de cloud, à créer régulièrement une copie de ce cloud sur votre ordinateur et à stocker également une copie sur un support externe.

De cette manière, vous disposez de trois copies (cloud, ordinateur, support externe) situées dans au moins deux endroits différents : chez vous et dans le cloud. Vous aurez toujours une copie dite "hors site" (dans le cloud).

Cette méthode peut être mise en place par tout un chacun et ne nécessite pas de connaissances techniques avancées. Bien qu'elle n'applique pas intégralement la méthode 3-2-1, elle permet de conserver ses données de manière plus sécurisée.

La gestion de mes données

Pour ma part, je digitalise l'intégralité de mes documents, laissant de côté les classeurs de papiers enfouis au fond d'une armoire ou dans la cave.

Ces données sont stockées conformément à ce qui a été décrit précédemment : trois copies, deux supports, une copie hors site. J'ai choisi un service de cloud comme source principale, ce qui me permet d'accéder à mes données depuis n'importe lequel de mes appareils. Chaque mois, je crée une copie de ce cloud que je stocke sur un ordinateur et sur un disque dur externe. Par mesure de précaution lors du transfert de mes données, je travaille hors ligne, c'est-à-dire que je déconnecte tous les périphériques d'Internet pendant l'opération.

Vous souhaitez améliorer votre gestion des données numériques ?

Si, après avoir lu cet article, vous constatez que vos données privées et/ou professionnelles présentent des risques et que vous souhaitez y remédier sans avoir le temps de le faire vous-même ou si vous ne vous sentez pas à l'aise pour effectuer cette mise en place, je peux vous aider à mettre en place un système de gestion de vos données, que ce soit pour un usage privé ou professionnel. N'hésitez pas à visiter www.dkp-consult.be ou à me contacter via les réseaux sociaux afin que nous travaillions ensemble pour mettre en place une gestion plus sereine de vos données numériques.